Khi bạn đang soạn thảo văn bản trong Microsoft Word, việc căn lề làm cho văn bản trở nên trực quan, chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn. Đồng thời, việc căn lề cũng giúp đảm bảo rằng khi bạn in và đóng tập tin, mọi thứ sẽ được sắp xếp theo chuẩn. Hãy đọc bài viết dưới đây của daominhha.net để biết cách căn lề trong Word một cách nhanh chóng và đơn giản!
Tại sao cần canh lề trong Word?
Khi soạn thảo văn bản trong Microsoft Word, chỉ việc viết chưa đủ, bạn cũng cần quan tâm đến việc căn chỉnh lề. Căn chỉnh lề đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho văn bản trở nên hài hòa và thẩm mỹ hơn. Khi nhìn vào một văn bản, không chỉ xem nội dung mà còn chú ý đến cách các dòng và hàng được sắp xếp. Nếu các dòng không đều nhau, các hàng có chiều dài khác nhau, điều này có thể làm giảm tính thẩm mỹ và ảnh hưởng đến đánh giá của người đọc.
Việc căn chỉnh lề như một thước đo giúp tạo điểm nhấn và mang tính chuyên nghiệp cho văn bản. Nó cũng giúp người đọc dễ dàng tiếp thu nội dung một cách trơn tru. Ngoài ra, nhiều loại văn bản có quy định về căn lề, do đó việc điều chỉnh lề để phù hợp và tránh sai sót là điều cần thiết.
Quy định căn lề văn bản
Mặc định, các phần lề trong Microsoft Word không phù hợp với các quy chuẩn lề của các loại văn bản như đơn từ, báo cáo, biên bản được quy định bởi nhà nước. Nếu bạn chỉ sử dụng phần lề mặc định khi soạn thảo văn bản, kết quả có thể rất không tốt. Tuy nhiên, việc phải thiết lập lại các phần lề sau mỗi lần hoàn thành văn bản cũng mất rất nhiều thời gian.
Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các thông số căn lề văn bản hành chính chuẩn như sau:
- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm.
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm.
- Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm.
- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Đây là các thông số căn lề chuẩn cho kích thước giấy A4.
Hướng dẫn cách căn lề trong Word 2013
Cách căn lề trong Word
+ Dùng Page Layout để căn lề trong Word
Bước 1: Trong tab Layout, hãy chọn biểu tượng mũi tên nằm trong nhóm Page Setup.
Bước 2: Tại phần Margins, nhấn vào nút mũi tên lên/xuống hoặc nhập trực tiếp các giá trị vào các mục Top, Bottom,
Left, Right để điều chỉnh khoảng cách của lề. Sau đó, nhấn OK để lưu lại các thay đổi.
Ở đó:
- Top: Đây là lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của trang giấy tới dòng đầu tiên của trang.
- Bottom: Đây là lề dưới, tức là khoảng cách từ mép dưới của trang giấy tới dòng cuối cùng của trang.
- Left: Đây là lề trái, tức là khoảng cách từ mép trái của trang giấy tới ký tự đầu tiên nằm bên trái.
- Right: Đây là lề phải, tức là khoảng cách từ mép phải của trang giấy tới ký tự cuối cùng nằm bên phải.
+ Dùng Options để căn lề trong Word
Bước 1: Nhấn vào tab “File” và chọn “Options”.
Bước 2: Trong cửa sổ Options, chọn mục “Advanced”. Tìm đến phần “Display” và tìm kiếm “Show measurements in units of” và chuyển sang đơn vị “Centimeters”. Sau đó, nhấn “OK” để lưu lại.
Bước 3: Trong giao diện chính của Word, chọn tab “Layout”. Sau đó, chọn “Margins” và nhấn vào “Custom Margins” ở phía dưới.
Bước 4: Chỉnh sửa các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo ý muốn. Sau khi hoàn tất, nhấn “OK” để lưu lại các thay đổi.
Thiết lập căn lề mặc định trong Word
Bước 1: Nhấn vào tab “File” và chọn “Options”.
Bước 2: Trong cửa sổ Options, chọn mục “Advanced”. Tìm đến phần “Display” và tìm kiếm “Show measurements in units of” và chuyển sang đơn vị “Centimeters”. Sau đó, nhấn “OK” để lưu lại.
Bước 3: Trong giao diện chính của Word, chọn tab “Layout”. Sau đó, chọn “Margins” và nhấn vào “Custom Margins” ở phía dưới cùng.
Bước 4: Chỉnh sửa các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo ý muốn. Sau khi hoàn tất, nhấn “Set As Default” để đặt làm căn lề mặc định.
Bước 5: Chọn “Yes” để hoàn tất việc thiết lập căn lề mặc định.
Cách chọn khổ giấy chuẩn trong Word
Bước 1: Trên thanh công cụ, nhấn vào tab “Layout”.
Bước 2: Chọn “Size” để mở danh sách các kích thước khổ giấy.
Bước 3: Trong danh sách, nhấn vào mục “A4” để chọn khổ giấy mà bạn muốn sử dụng. Đây là một kích thước phổ biến và mặc định cho nhiều tài liệu.
